Beloften waarmaken is dé focus

Waar te beginnen? De getallen (zie kader)? Of het feit dat bol.com niet alleen webwinkel is, maar vooral ook een techbedrijf? Bij binnenkomst in de kantoren van “de winkel van ons allemaal” valt meteen op hoeveel jonge mensen hier met laptops rondlopen en op flexibele werkplekken aan het werk zijn. Even later zal COO Vincent Weijers vertellen dat hem dat enorm aanspreekt, het samenwerken met slimme jonge mensen die verantwoordelijkheid willen nemen. De zeer ervaren logistiek directeur kwam in 2019 bij bol.com. Hij zag het als een nieuwe uitdaging. ‘Niet dat ik nieuwe dingen moest leren, maar de schaalgrootte was anders. Vlak nadat ik hier begon, kwam de coronacrisis en wat er toen over ons heen kwam – uiteindelijk een verdubbeling – en hoe we dat hebben aangepakt met al onze jonge medewerkers, daar ben ik trots op.’

Beloften 

Aan tafel zit ook Ben Janssen, directeur van Janssen Packaging in Waalwijk. De verpakkingspartner van bol.com speelt een cruciale rol in de missie: beloften waarmaken. Janssen geeft een voorbeeld van de gedeelde missie. ‘Een aantal jaren terug belde mijn operations manager dat er wat extra pallets verpakkingsmateriaal nodig waren. Hij zei: “Het kan toch niet zo zijn dat straks met Sinterklaas een kind geen cadeautje heeft, omdat wij verpakkingsmateriaal tekort hebben?”. Uiteraard zorgden we voor een oplossing. Maar het tekent hoe wij erin staan. Beloften waarmaken is onze gezamenlijke opdracht.’ Weijers beaamt het: ‘Betrouwbaarheid is belangrijker dan de laatste euro omzet.’

Data centraal 

Weijers benadrukt dat alles om data draait. ‘Jouw artikel bestaat alleen op het bestelscherm op je PC of app en in de doos die wij verzenden. Tussen die twee momenten is het een orderregel. We zijn een techbedrijf dat heel goed in data is. Voor verpakkingen en de dagelijkse operatie in de warehouses hebben we Janssen Packaging en CEVA, omdat zij daar beter in zijn dan wij. Wij maken onze beloften en die van onze 51.000 verkooppartners waar door intensieve samenwerking. Onze kracht zit in omgang met data, het slim organiseren van de logistiek, het verpakken en verzenden. We stimuleren onze partners dan ook om dat door ons te laten organiseren.

Het is duurzamer, meestal goedkoper en altijd beter. Zo hebben we in juli 2022 ook de nieuwe propositie “Verpakking via bol.com” live gezet.’

Partners essentieel

‘Dat er enorme aantallen orders per dag binnenkomen is duidelijk. Richting de avond komen er veel bestellingen en komt fulfilment in actie, maar dat betekent niet dat er ’s ochtends niets gebeurt. Dan vullen we voorraden aan en vinden de planningen plaats van operations en tech.’

Dat de partners essentieel zijn voor bol.com steekt Weijers niet onder stoelen of banken. ‘CEVA is beter in fulfilment dan wij en Janssen Packaging is beter in verpakken. Wij doen een beroep op hun expertise. Anderzijds profiteren zij natuurlijk van onze kennis en groeien ze mee. Bij een langetermijnsamenwerking is succes pas succes als alle partners in de keten dat ook als zodanig ervaren.’

Verpakkingsbeleid

‘Ons beleid bestaat er uit dat de eerste vraag is of het product wel moet worden verpakt’, zegt Weijers. ‘We versturen al miljoenen producten zonder verzendverpakking. Vraag twee is welk materiaal we gaan gebruiken en vraag drie is op welke manier we dat doen. Het laatste punt van ons beleid is dat we de restuitstoot aan CO2 compenseren. Samen met de Climate Neutral Group (CNG) hebben we onze uitstoot in kaart gebracht en reductiedoelen opgesteld. Wat we nog niet kunnen reduceren, compenseren we. Onderdeel hiervan is dat ook Janssen Packaging op deze manier door CNG is gecertificeerd. En daarnaast compenseren we ook de operationele uitstoot van onze 51.000 verkooppartners.’

Janssen Packaging zorgt – op basis van data – dat er altijd voorraad is en dat de juiste kwaliteiten op tijd in het verpakkings- en distributiecentrum zijn. ‘We hebben met elkaar een nieuwe set dozen ontwikkeld met kwaliteiten die minder materiaal verbruiken’, zegt Janssen. ‘Het doel van deze exercitie was het materiaal aanpassen aan de functie die de verpakking moet vervullen.’ Weijers: ‘We hebben geen overspecificatie meer.’

Slim verpakken 

Het geheim van bol.com is dus op basis van data zo slim mogelijk te verpakken. Machinebouwer CMC ontwikkelde met bol.com machines die op basis van eindloos karton op maat verpakken. Twee jaar geleden volgde de multi-inpakmachine die meerdere artikelen sneller en zuiniger in één verpakking kan doen. Op basis van data wordt bepaald op welke van de 25 machines wordt verpakt.

‘We hebben 25 verpakkingsmachines die automatisch verpakken en een deel kan meerdere producten in één pakket doen. We minimaliseren zo de lucht en het vulmateriaal. Minder lucht betekent eenvoudigweg meer pakketten in een voertuig. Ons doel is zoveel mogelijk automatisch te verpakken, alleen al omdat je bij handmatig verpakken een grotere foutkans hebt. Wij laten een emmer vollopen met orderregels en als alle data erin zitten, laten we er algoritmes voor picking, verpakken en levertijden op los. Vervolgens wordt die emmer met orders in stukjes gesneden, zodat iedere batch een optimale samenstelling heeft en we een bepaalde kartonbreedte kunnen kiezen. Soms laten we zo’n batch met orders even wachten tot de machine optimaal kan verpakken. Dat is de kern van onze werkwijze en onze kracht.’

De samenwerking tussen Janssen Packaging, bol.com en machinebouwer CMC is intensief. Janssen: ‘Het feit dat machinebouwer CMC hun klanten vaak de kartonsoorten adviseert die wij in de loop der jaren met bol.com hebben gespecificeerd, is veelzeggend.’

Experimenteren

Tijdens het gesprek gaat het regelmatig over belangrijke details. Janssen vertelt bijvoorbeeld dat er ooit het probleem was met karton dat bij aankomst een te hoog vochtgehalte had. Dat gaf problemen en sindsdien wordt alle karton bij binnenkomst gemeten op vochtgehalte en dat wordt herhaald als het karton van Janssen Packaging naar bol.com gaat. Zo worden alle variabelen optimaal gecontroleerd.

‘We experimenteren met alles’, zegt Weijers. 'We doen dat natuurlijk samen met Janssen Packaging om zo tot de optimale verpakking te komen. Pas als het blijkt te werken, gaan we het toepassen. Een voorbeeld daarvan is dat we steeds vaker proberen producten zó te verpakken dat ze door de brievenbus kunnen, want dat scheelt weer voor de bezorgpartners, zoals PostNL.’ Janssen geeft een praktisch voorbeeld van wat een samenwerking dan kan opleveren. 'Wij hebben op onze verpakkingsmachines de mogelijkheid om de rand van een envelop dubbel te vouwen, waardoor opeens de verpakking steviger wordt. Dat zijn simpele voorbeelden met grote gevolgen.’

In de gevallen dat er toch handmatig moet worden verpakt, maakt bol.com gebruik van een aantal standaard doosformaten. Weijers: ‘We verpakken het liefst automatisch maar als dat niet kan dan komt er voor handmatig verpakken per order een verpakkingsadvies bij de operator, die precies ziet welke doos hij moet pakken.'

Blijven onderzoeken

Weijers vertelt dat er nu onderzoek wordt gedaan naar bioafbreekbare verpakkingen en herbruikbare verpakkingen, al voegt hij toe dat dat laatste zeer complex is met retouren. ‘We blijven onderzoeken. We hebben samen met Janssen Packaging een duurzaamheidsteam dat voortdurend kijkt naar verbeteringen. Dat is organisatorisch anders geregeld dan bij andere bedrijven. Wij werken met cirkels. Er is geen hiërarchie. Als wij een bepaald doel hebben, formeren wij cirkels van specialisten die afkomstig zijn van bol.com, Janssen Packaging, CEVA of andere partijen, als dat van toepassing is. We kijken welk doel we hebben en wie we daarbij nodig hebben. In het delen van ervaringen ligt ook onze kracht. Met name als wij duurzame oplossingen vinden die schaalbaar zijn, vinden we dat je die niet voor jezelf moet houden. Duurzaamheid is een belang dat veel verder gaat dan dat van bol.com en haar klanten.'

Samenwerking

Het is duidelijk dat de driehoek Janssen Packaging, CEVA Logistics en bol.com essentieel is. Janssen: ‘We hebben dagelijks overleg met bol.com en CEVA. Mocht er al een probleem zijn, dan hebben we gezamenlijk een zeer sterk netwerk voor snelle oplossingen. Bol.com heeft een eigen magazijn met verpakkingsmaterialen en wij zorgen dat de voorraden altijd toereikend zijn. Per dag komen er meerdere trailers met verpakkingsmateriaal aan bij het fulfilmentcentrum van bol.com. Dat we hemelsbreed een kilometer verderop zitten, is natuurlijk een groot voordeel.’

Waar bij bol.com de jongeren domineren, is bij Janssen Packaging juist het team dat al 15 jaar hetzelfde doet, cruciaal. ‘Ons team heeft een enorme expertise. Ze hebben inmiddels zoveel kennis dat ze soms, als ze een forecast zien, zeggen dat ze dingen net iets anders gaan doen. Meedenken, maar altijd met het doel dat bol.com de beloften kan waarmaken.’

Janssen kan niet anders zeggen dan dat hij de samenwerking met bol.com als heel bijzonder ervaart, terwijl hij nog veel meer andere grote multinationale opdrachtgevers heeft. ‘Maar die profiteren van onze ervaringen met bol.com. Ik ben niet gestopt toen ik mijn bedrijf aan Bunzl verkocht, omdat ik de samenwerking tussen bol.com en Janssen Packaging zo mooi vind.’